10 принципов эффективных коммуникаций
Реферат статьи Дианы Буэр (Dianna Booher, 10 Questions to Stellar Communication)
Питер Друкер, обобщая свой 65-летний опыт консультанта, говорил, что ответственность за общение лидеры должны брать на себя. Одна из ключевых способностей современного лидера – способность эффективно поддерживать связь и осуществлять коммуникации с коллегами, подчиненными, клиентами и поставщиками. Недостаток навыков общения ведет к тому, что лидеру приходится постоянно переделывать работу, напоминать коллегам и подчиненным, что они должны делать, становится причиной ослабления мотивации подчиненных и коллег, отсутствия конструктивной обратной связи о деятельности и предложениях лидера. Автор статьи приводит список симптомов отсутствия коммуникативных способностей:
• ощущение того, что все согласны и поддерживают все, что вы говорите, чувствуете и делаете в большинстве случаев;
• недостаток вопросов, нехватка ответной реакции на ваши идеи; • недостаток или отсутствие идей, предлагаемых слушателями;
• неспособность влиять на других;
• люди, на успех которых вы работаете, не изменяют поведения;
• люди не понимают целей и задач проектов и не верят в вас;
• постоянные конфликты с коллегами; • постоянные напоминания от других сделать что-то, о сроках выполнения заданий и т.п.;
• частые требования о предоставлении более полной информации по теме или результатах, которые вы уже предоставляли;
• чувство отсутствия контакта и дискомфорт при общении один на один и в группе.
В связи с этим можно говорить, что совершенствование коммуникационных навыков должно стать одной из ключевых задач индивидуального развития. Автор статьи предлагает читателям ответить на 10 вопросов и усвоить 10 принципов эффективного осуществления коммуникаций, которые могут быть полезны любому лидеру. В основе статьи – книга автора «Голос власти: 10 стратегий общения, которые необходимо знать каждому лидеру» (Dianna Booher, The Voice of Authority: 10 Communication Strategies Every Leader Needs to Know).
1. Вы всегда говорите правду? Не лгать, не пытаться уйти от ответа, не искажать информацию. В современном мире это нелегко. Люди привыкли не верить друг другу. Но необходимо всегда говорить правду. Особенно полезно, подчеркивает автор, признавать свою неправоту – после этого люди будут охотнее верить вам.
2. Вы предоставляете полную информацию? Лидеры часто «слишком заняты», чтобы сообщать коллегам всю необходимую информацию. Обеспечивать других полной информацией, достаточной, чтобы включиться в работу, понять подоплеку и значение принимаемых решений и разрабатываемых планов – одна из основных задач. Автор приводит наиболее распространенные заблуждения, которые позволяют людям экономить время на сообщении важной информации:
• «Думать – дело руководителя». В результате – недостаточная мотивация сотрудников и низкая лояльность.
• «На сообщение необходимой информации не хватает времени». В результате это время уходит на преодоление последствий недо-понимания.
• «Если потянуть с сообщением плохих новостей – можно самостоятельно решить проблему, или хотя бы свести потенциальный ущерб к минимуму». В результате информация о приближающихся неблагоприятных событиях становится доступной заинтересованным лицам слишком поздно.
Чтобы избежать перечисленных проблем, автор предлагает выработать следующие полезные навыки:
• сообщать обоснование принимаемого решения;
• сообщать не только цели и задачи, но и предполагаемые действия;
• сообщать заинтересованным людям и группам существенную информацию в понятной форме и интерпретации;
• использовать наиболее подходящее средство общения: один звонок может дать больше, чем десять электронных сообщений;
• наладить систему регулярного общения: встречи, собрания, неформальные разговоры.
3. Сообщение, которое вы несете, понятно? Информация, передаваемая вами, должна быть понятна другим. Характерным признаком недостаточного понимания является отсутствие вопросов у аудитории, подчеркивает автор. Чтобы добиться понимания, автор рекомендует следовать следующим правилам:
• ставить итоговую мысль в начало сообщения, ведете ли вы презентацию, пишете ли электронное письмо или инструктируете кого-то на ходу;
• выражать мысль точно, конкретно, аккуратно подбирать слова и при необходимости давать определения;
• согласовывать ваши слова с невербальными сигналами;
• подбирать стиль подачи информации в соответствии с индивидуальными особенностями адресата.
4. Вы сознательно скрываете истинный смысл сообщения? Такт – это норма, он делает жизнь проще. Но если надо прийти к решению проблем и выполнению работы, направьте дискуссию по пути честности. Смысл и значение информации не должны теряться из-за проявленной вами тактичности. Проблемы, задачи и будущую деятельность следует обсуждать открыто, честно, с использованием адекватных, не «смягченных» оценок.
5. Ваши действия, взгляды, приоритеты подтверждают ваши слова? Окружающие получают от вас информацию не только в форме сообщений, но также ее содержат ваши действия, поведение, решения, критерии оценки других и т.д. Исходящая от вас по разным каналам информация должна согласовываться, иначе вам перестанут доверять.
6. Вы – человек, заслуживающий доверия? Люди должны сохранять доверие к вам. В этом смысле важны ваши личные качества: внешний вид, язык (стиль) общения, личная привлекательность в общении, характер и компе¬тентность.
7. Вы заинтересованы в контакте? Необходимо «входить в контакт» с другими при обмене информацией. В этом смысле важно проявлять заинтересованность:
• вы выступаете – слушатели должны чувствовать, что вы заинтересованы в них, как личностях, в том, как у них идут дела, а не только в том, чтобы довести до них информацию
• вы слушаете – выступающий должен чувствовать, что вы заинтересованы его персоной и выступлением. Еще один важный момент в налаживании контакта с людьми – признание ошибок и принесение извинений. Это следует делать своевременно, обращаться конкретно и стараться компенсировать ущерб.
8. Ваше сообщение актуально? Передаваемая вами информация должна быть значимой. Изменения происходят постоянно, поэтому крайне важно, чтобы информация передавалась своевременно.
9. Сообщение свидетельствует о вашей компетентности? Люди судят о ваших профессиональных способностях исходя из получаемой от вас информации, наблюдать за вашей деятельностью для большинства тех, с кем вы контактируете – затруднительно. Чтобы добиться необходимого результата автор рекомендует:
• представлять не просто сухие факты, а законченное повествование;
• найти свой стиль изложения, наиболее удобный для вас;
• проявлять свою индивидуальность при представлении информации, изложение не должно быть отрешенным.
10. Ваше сообщение работает в аудитории? Передаваемая вами информация должна циркулировать в рамках, по меньшей мере, целевой аудитории. Таким образом можно добиться ее наиболее глубокого проникновения. Автор рекомендует предпринимать для этого следующие действия:
• проводить хорошо продуманные обсуждения так, чтобы обеспечить заинтересованность и мотивацию участников;
• каждый вопрос, решение, руководящую информацию и т.п. следует передавать наиболее подходящим образом, нужно всякий раз хорошо продумывать, какое средство передачи информации использовать;
• выработать способность с легкостью вести беседу с сотрудником любого уровня, при этом осознавая, что у него есть свои интересы, в соответствии с которыми он будет говорить и действовать.
Питер Друкер, обобщая свой 65-летний опыт консультанта, говорил, что ответственность за общение лидеры должны брать на себя. Одна из ключевых способностей современного лидера – способность эффективно поддерживать связь и осуществлять коммуникации с коллегами, подчиненными, клиентами и поставщиками. Недостаток навыков общения ведет к тому, что лидеру приходится постоянно переделывать работу, напоминать коллегам и подчиненным, что они должны делать, становится причиной ослабления мотивации подчиненных и коллег, отсутствия конструктивной обратной связи о деятельности и предложениях лидера. Автор статьи приводит список симптомов отсутствия коммуникативных способностей:
• ощущение того, что все согласны и поддерживают все, что вы говорите, чувствуете и делаете в большинстве случаев;
• недостаток вопросов, нехватка ответной реакции на ваши идеи; • недостаток или отсутствие идей, предлагаемых слушателями;
• неспособность влиять на других;
• люди, на успех которых вы работаете, не изменяют поведения;
• люди не понимают целей и задач проектов и не верят в вас;
• постоянные конфликты с коллегами; • постоянные напоминания от других сделать что-то, о сроках выполнения заданий и т.п.;
• частые требования о предоставлении более полной информации по теме или результатах, которые вы уже предоставляли;
• чувство отсутствия контакта и дискомфорт при общении один на один и в группе.
В связи с этим можно говорить, что совершенствование коммуникационных навыков должно стать одной из ключевых задач индивидуального развития. Автор статьи предлагает читателям ответить на 10 вопросов и усвоить 10 принципов эффективного осуществления коммуникаций, которые могут быть полезны любому лидеру. В основе статьи – книга автора «Голос власти: 10 стратегий общения, которые необходимо знать каждому лидеру» (Dianna Booher, The Voice of Authority: 10 Communication Strategies Every Leader Needs to Know).
1. Вы всегда говорите правду? Не лгать, не пытаться уйти от ответа, не искажать информацию. В современном мире это нелегко. Люди привыкли не верить друг другу. Но необходимо всегда говорить правду. Особенно полезно, подчеркивает автор, признавать свою неправоту – после этого люди будут охотнее верить вам.
2. Вы предоставляете полную информацию? Лидеры часто «слишком заняты», чтобы сообщать коллегам всю необходимую информацию. Обеспечивать других полной информацией, достаточной, чтобы включиться в работу, понять подоплеку и значение принимаемых решений и разрабатываемых планов – одна из основных задач. Автор приводит наиболее распространенные заблуждения, которые позволяют людям экономить время на сообщении важной информации:
• «Думать – дело руководителя». В результате – недостаточная мотивация сотрудников и низкая лояльность.
• «На сообщение необходимой информации не хватает времени». В результате это время уходит на преодоление последствий недо-понимания.
• «Если потянуть с сообщением плохих новостей – можно самостоятельно решить проблему, или хотя бы свести потенциальный ущерб к минимуму». В результате информация о приближающихся неблагоприятных событиях становится доступной заинтересованным лицам слишком поздно.
Чтобы избежать перечисленных проблем, автор предлагает выработать следующие полезные навыки:
• сообщать обоснование принимаемого решения;
• сообщать не только цели и задачи, но и предполагаемые действия;
• сообщать заинтересованным людям и группам существенную информацию в понятной форме и интерпретации;
• использовать наиболее подходящее средство общения: один звонок может дать больше, чем десять электронных сообщений;
• наладить систему регулярного общения: встречи, собрания, неформальные разговоры.
3. Сообщение, которое вы несете, понятно? Информация, передаваемая вами, должна быть понятна другим. Характерным признаком недостаточного понимания является отсутствие вопросов у аудитории, подчеркивает автор. Чтобы добиться понимания, автор рекомендует следовать следующим правилам:
• ставить итоговую мысль в начало сообщения, ведете ли вы презентацию, пишете ли электронное письмо или инструктируете кого-то на ходу;
• выражать мысль точно, конкретно, аккуратно подбирать слова и при необходимости давать определения;
• согласовывать ваши слова с невербальными сигналами;
• подбирать стиль подачи информации в соответствии с индивидуальными особенностями адресата.
4. Вы сознательно скрываете истинный смысл сообщения? Такт – это норма, он делает жизнь проще. Но если надо прийти к решению проблем и выполнению работы, направьте дискуссию по пути честности. Смысл и значение информации не должны теряться из-за проявленной вами тактичности. Проблемы, задачи и будущую деятельность следует обсуждать открыто, честно, с использованием адекватных, не «смягченных» оценок.
5. Ваши действия, взгляды, приоритеты подтверждают ваши слова? Окружающие получают от вас информацию не только в форме сообщений, но также ее содержат ваши действия, поведение, решения, критерии оценки других и т.д. Исходящая от вас по разным каналам информация должна согласовываться, иначе вам перестанут доверять.
6. Вы – человек, заслуживающий доверия? Люди должны сохранять доверие к вам. В этом смысле важны ваши личные качества: внешний вид, язык (стиль) общения, личная привлекательность в общении, характер и компе¬тентность.
7. Вы заинтересованы в контакте? Необходимо «входить в контакт» с другими при обмене информацией. В этом смысле важно проявлять заинтересованность:
• вы выступаете – слушатели должны чувствовать, что вы заинтересованы в них, как личностях, в том, как у них идут дела, а не только в том, чтобы довести до них информацию
• вы слушаете – выступающий должен чувствовать, что вы заинтересованы его персоной и выступлением. Еще один важный момент в налаживании контакта с людьми – признание ошибок и принесение извинений. Это следует делать своевременно, обращаться конкретно и стараться компенсировать ущерб.
8. Ваше сообщение актуально? Передаваемая вами информация должна быть значимой. Изменения происходят постоянно, поэтому крайне важно, чтобы информация передавалась своевременно.
9. Сообщение свидетельствует о вашей компетентности? Люди судят о ваших профессиональных способностях исходя из получаемой от вас информации, наблюдать за вашей деятельностью для большинства тех, с кем вы контактируете – затруднительно. Чтобы добиться необходимого результата автор рекомендует:
• представлять не просто сухие факты, а законченное повествование;
• найти свой стиль изложения, наиболее удобный для вас;
• проявлять свою индивидуальность при представлении информации, изложение не должно быть отрешенным.
10. Ваше сообщение работает в аудитории? Передаваемая вами информация должна циркулировать в рамках, по меньшей мере, целевой аудитории. Таким образом можно добиться ее наиболее глубокого проникновения. Автор рекомендует предпринимать для этого следующие действия:
• проводить хорошо продуманные обсуждения так, чтобы обеспечить заинтересованность и мотивацию участников;
• каждый вопрос, решение, руководящую информацию и т.п. следует передавать наиболее подходящим образом, нужно всякий раз хорошо продумывать, какое средство передачи информации использовать;
• выработать способность с легкостью вести беседу с сотрудником любого уровня, при этом осознавая, что у него есть свои интересы, в соответствии с которыми он будет говорить и действовать.